Powered by Blogger.

Friday, April 18, 2014

MANAJEMEN REKOD

Rekod (records) adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil samping (byproduct) kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut. Salah satu definisi rekod berbunyi sebagai berikut: 

Tujuan manajemen rekod harus mencakup semua fase siklus hidup rekod:
1.   Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu bilamana dan di mana diperlukan.
2.   Menyediakan informasi dengan biaya serendah mungkin.
3.   Mendesain sistem pengelolaan rekod yang se-efisien mungkin yang mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk menciptakan, menyimpan, mentransfer dan disposisi rekod.
4.   Mengamankan dan melindungi informasi dengan mendesain dan mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian rekod.
5.   Menetapkan metode untuk mengevaluasi semua fase dari program manajemen rekod.
6.   Melatih staf perusahaan agar mereka mampu menggunakan dan mengendalikan rekod seefektif mungkin.

Tujuan dan Sasaran Kebijakan Record Management :
1.   Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
2.   Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya

Konsep siklus rekod ini dapat dilihat sebagai berikut :
1.   Nilai administratif.
Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.
2.   Nilai fiskal.
Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.
3.   Nilai hukum.
Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh: kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum, sertifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan bangunan, dan anggaran dasar perusahaan.
4.   Nilai historis.
Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi

Kelebihan rekod
1.   Nilai administratif. Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.
2.   Nilai fiskal. Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.
3.   Nilai hukum. Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh: kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum, sertifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan bangunan, dan anggaran dasar perusahaan.
4.   Nilai historis. Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi. Di samping itu, nilai banyak rekod bertambah dengan berlalunya waktu. Kopi asli Declaration of Independence dan Gettysburgh Address adalah contoh terkenal, seperti juga gambar asli mobil Model T dari Ford.

Wednesday, April 16, 2014

MODEL- MODEL KOMUNIKASI MENURUT LITTLEJOHN



Model menurut Littlejohn adalah representasi simbolis dari suatu benda, proses atau gagasan/ide. Model sering digunakan untuk menggambarkan berbagai fenomena yang terjadi dalam berbagai peristiwa dalam kehidupan manusia. Tidak terkecuali peristiwa komunikasi.

MODEL adalah Representasi suatu fenomena baik nyata ataupun abstrak dengan menonjolkan unsur-unsur terpenting dalam fenomenan tersebut.

      Dalam peristiwa komunikasi model digunakan untuk melihat faktor-faktor atau unsur-unsur yang terlibat dalam peristiwa komunikasi, struktur yang terjadi dalam peristiwa komunikasi dan peran yang dimainkan oleh masing-masing unsur.

Fungsi Model :
1. Melukiskan Proses Komunikasi
2. Menunjukan Hubungan Visual
3. Membantu menemukan dan memperbaiki kemacetan komuni

Di dalam ilmu komunikasi sendiri ada tiga urutan kelompok model, yaitu:

  1.   Model dasar komunikasi, yang menggambarkan proses terjadinya peristiwa komunikasi, yaitu menggambarkan tentang unsur-unsur apa saja yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dan bagaimana masing-masing unsur saling terkait membentuk suatu proses komunikasi. Adapun yang termasuk model dasar komunikasi adalah model komunikasi intra pribadi dan antar pribadi dari Barnlund; model komunikasi linear dari Lasswell: model komunikasi sirkuler dari Osgood dan Schramm; model komunikasi Gerbner; Model komunikasi Riley and Riley; model komunikasi Newcomb; model komunikasi Shanon dan Weaver; model komunikasi DeFleur;

  2.  Model pengaruh komunikasi, yaitu model yang menggambarkan bagaimana upaya komunikator dalam mempengaruhi khalayak agar pesan yang disampaikan dapat diterima oleh khalayak. Yang menjadi titik perhatian dari model ini adalah pihak komunikator atau sumber penyampai pesan. Adapun termasuk dalam model pengaruh komunikasi antara lain: model stimulus respon dari Dew Flerur; model pengaruh psikkologis TV dari Comstock; model komunikasi dua tahap dari Katz dan Lazarsfeld; model spiral kehening dari Noelle-Neumann;

  3.  Model dampak komunikasi, dengan fokus utama pada dampak dari suatu peristiwa komunikasi. Model ini menggambarkan bagaimana akibat atau dampak yang terjadi pada diri khalayak setelah khalayak diterpa suatu pesan komunikasi. Dampak yang ditimbulkan bisa hanya sekedar terbentuknya pengetahuan (kognitif) khalayak, bisa sikap (afektif) khalayak, atau bahkan sampai terjadi perubahan perilaku ( konatif) pada diri khalayak.

TUJUAN KOMUNIKASI ANTARPRIBADI


 
1.Mengenal diri sendiri dan orang lain

KAP memberikan kita kesempatan untuk memperbincangkan diri kita sendiri, belajar bagaimana dan sejauhmana terbuka pd orang lain serta mengetahui nilai, sikap dan perilaku orang lain shg kita dpt menanggapi dan memprediksi tindakan orang lain.

2. Mengetahui dunia luar

KAP memungkinkan kita untuk memahami lingkungan kita baik objek, kejadian dan orang lain. Nilai, sikap keyakinan dan perilaku kita banyak dipengaruhi oleh KAP.

3.Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna

KAP yg kita lakukan banyak bertujuan  untuk menciptakan dan memelihara  hubungan yg baik dg orang lain. Hubungan tsb membantu mengurangi kesepian dan ketegangan serta membuat kita lebih positif ttg diri kita sendiri.

4.Mengubah sikap dan perilaku

Banyak waktu yg kita pergunakan untuk mengubah/ mempersuasi orang lain melalui KAP

5.Bermain dan mencari hiburan, kejadian lucu mrpk kegiatan untuk memperoleh hiburan.

Hal ini bisa memberi suasana yg lepas dari keseriusan, ketegangan, kejenuhan, dsb.

6. Membantu orang lain

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI



Dalam aktivitas komunikasi kita setiap hari tanpa disadari sering kita melakukan kegiatan komunikasi antar pribadi. Percakapan kita dengan orang tua mengenai mahalnya beaya kuliah; percakapan kita dengan teman kuliah mengenai sulitnya memahami materi perkuliahan dan sebagainya merupakan contoh-contoh dari kegiatan komunikasi antar pribadi yang kita lakukan. Namun, meskipun hampir tiap hari kita melakukan komunikasi antar pribadi apakah kita tahu bahwa komunikasi antar pribadi yang kita lakukan berjalan dengan efektif?. Sebagai contoh: Amir mengeluh kepada teman kuliahnya tentang sulitnya membagi waktu antara kuliah dengan bekarja, ternyata teman kuliah Amir malah menanggapi dengan menceriterakan kesuksesan dia di tempat kerja maupun dalam menjalankan proses perkuliahan. Mendengar tanggapan dari temannya spontan Amir menghentikan ceriteranya dan segera mengakhiri percakapan dengan temannya tersebut. Contoh di atas menunjukkan bahwa komunikasi antar pribadi yang Amir lakukan tidak berjalan secara efektif. Lalu bagaimanakah agar komunikasi antar pribadi yang kita lakukan dapat berjalan secara efektif

Ada banyak sifat yang diperlukan untuk mencapai efektivitas komunikasi antar pribadi. Menurut perspektif humanistik efektifitas komunikasi dapat tercapai bila di antara orang-orang yang telibat dalam komunikasi antara pribadi memiliki sifat::

1. keterbukaan, yaitu mau membuka diri pada teman bicara mengenai pikiran dan gagasan kita serta mau menanggapi pendapat orang lain

2. empati, yaitu mau memahami apa yang dirasakan orang lain sehingga seolah-olah kita berada pada posisi orang tersebut

3. perilaku suportif, yaiktu mau menerima masukan dari orang lain dan tidak bertahan pada pendirian

4. perilaku positif, yaitu menilai diri sendiri maupun teman bicara secara positif.

5. kesamaan, yaitu adanya pengalaman yang sama di antara orang-orang yang terlibat dalam percakapan serta adanya kesamaan kedudukan dalam berkomunikasi artinya tidak ada pendominasian percakapan dalam komunikasi tersebut.

Sedangkan perspektif pragmatis menganggap komunikasi antar pribadi dapat berjalan secara efektif bila orang-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi memiliki sifat:

1. yakin, yaitu tidak adanya rasa gelisah, malu atau gugup ketika berbicara dengan orang lain

2. kebersamaan, yaitu memperhatikan apa yang dibicarakan teman bicara dan bisa merasakan apa yang ia rasakan

3. manajemen interaksi, yaitu bisa mengontrol dan menjaga interaksi dengan teman bicara agar tercapai kepuasan dari kedua belah pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi

4. perilaku ekspresif, yaitu melibatkan diri secara sungguh-sungguh dalam berinteraksi dengan teman bicara.

5. orientasi pada orang lain, yaitu memperhatikan kepetingan teman bicarta dan tidak mengutamakan kepentingan diri sendiri.

Dari dua pandangan di atas dapat disarikan bahwa untuk mecapai efektifitas komunikasi interpersonal adalah adanya sifat keterbukaan dari diri kita sendiri dan kita siap menerima, memahami dan merasakan apa yang dirasakan oleh teman bicara. Bila sifat tersebut telah kita miliki niscaya komunikasi interpersonal yang klita lakukan dapat berjalan secara efektif.