1. Arsip menurut subyek atau isinya
dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar
riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman
prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan
keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat
perintah bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat
penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan
daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya:
kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud
fisiknya
a. Surat, contohnya: naskah
perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat,
berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikro film
d. Disket
e. Compact disk
f. Flash disk
3. Arsip menurut nilai gunanya.
Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya
b. Arsip bernilai administrasi,
contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan
uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta
pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat
kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya:
laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh:
hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh:
kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh:
karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.
a. Arsip tak penting, contohnya surat
undangan dan memo (T)
b. Arsip biasa, contohnya:
presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang (B)
c. Arsip penting, contohnya: surat
keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar
gaji (P)
d. Arsip sangat penting / vital,
contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat
tanah/bangunan dan ijazah (V)
5. Arsip Menurut Fungsinya.
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah
tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat
Pengolahannya
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang
disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada
di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan
arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
7. Arsip Menurut Keasliannya.
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang
langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta
legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua,
ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli,
tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang
proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki
kesesuaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari sebagian
arsip asli.
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum
a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di
atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film)
sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat
digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip
yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat
berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.
0 comments:
Post a Comment