1. Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun.
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun.
2. Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.
3. Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.
4. Mudah Diakses
Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman, dan murah.
Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman, dan murah.
5. Tata Ruang
Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua), yaitu : ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.
Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna, ruang fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk
bekerja.
Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua), yaitu : ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.
Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna, ruang fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk
bekerja.
Tata ruang ruangan kerja
disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi
kegiatan.
Ruang penyimpanan arsip inaktif
digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang
suatu saat akan dimusnahkan.
Apabila fasilitas proteksi arsip
vital dan arsip permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip
inaktif, maka ruang penyimpanan didesain khusus yang tahan api.
STANDAR RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
Beban Muatan
Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya :
• Satuan volume arsip adalah meter linear (ML)
• 1 Meter Linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg
• 1 M3 arsip rata-rata = 600 kg
• 1 M3 arsip = 12 meter linear (Ml) arsip
Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata : 1.200 kg per meter persegi.
Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact: 2.400 kg per meter persegi.
Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.
Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya :
• Satuan volume arsip adalah meter linear (ML)
• 1 Meter Linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg
• 1 M3 arsip rata-rata = 600 kg
• 1 M3 arsip = 12 meter linear (Ml) arsip
Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata : 1.200 kg per meter persegi.
Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact: 2.400 kg per meter persegi.
Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.
Lokasi
Pusat arsip yang dekat sangat menguntungkan karena memungkinkan layanan yang diberikan tepat waktu. Pusat arsip adalah gudang dasarnya arsip yang cukup banyak, dan jenis akomodasi yang terbaik biasanya disediakan di kawasan industri atau daerah jauh dari perkotaan utama atau pusat bisnis. Lokasi yang baik untuk pusat arsip harus memperhatikan :
1. Mudah
dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai, mudah
diakses (informasinya).
2. Lokasi
gedung penyimpanan arsip berada didaerah yang jauh dari segala sesuatu yang
dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip;
3. Lokasi
Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar
lingkungan kantor. Kerugian utama dari sebuah lokasi sentral adalah biaya.
4. Gedung
Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan
ketentuan:
a. Lokasi
gedung penyimpanan arsip inaktif relatif lebih murah dari pada di daerah
Perkantoran.
b. Hindari
daerah/ lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi;
c. Hindari
daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan;
d. Hindari
daerah atau lokasi rawan kebakaran;
e. Hindari
daerah atau lokasi rawan banjir;
f. Hindari
daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk atau
pabrik;
g. Mudah
dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai, mudah
diakses (informasinya).
Konstruksi dan Bahan Baku
1. Konstruksi
Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari cuaca dan
tidak mudah terbakar;
2. Gunakanlah
bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak
lainnya;
3. Bangunan
dapat bertingkat atau tidak bertingkat;
4. Apabila
bangunan bertingkat, masing-masing lantai ruang simpan arsip tingginya 260-280
cm;
5. Apabila
bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang
digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-tingkat;
6. Konstruksi
bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah yang memiliki
kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Tiang-tiang penyangga rumah
panggung didesain anti rayap;
7. Lantai
bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat menahan
beban berat arsip dan rak.
Kapasitas Ruang Simpan
Pembebanan lantai juga merupakan
faktor pembatas. Kotak standar dapat disimpan tiga sampai rak satu meter. Rak
kedalaman ganda sering digunakan di pusat-pusat arsip, sehingga dalam hal ini
enam kotak per satu meter rak adalah mungkin.
Luas ruang simpan arsip inaktif
pada dasarnya sangat tergantung pada kondisi dan kemampuan instansi. Rata-rata
setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1.000
meter lari arsip dengan menggunakan rak konvensional (rak statis, stationary
stacks). Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pact,
mobile stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter lari arsip.
Suhu dan Kelembaban
Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan dengan cara :
1. Pemeriksaan
secara periodik menggunakan alat higrometer ;
2. Menjaga
sirkulasi udara berjalan lancar;
3. Menjaga
suhu udara tidak lebih dari 27 0 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%;
4. Rak
arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup;
5. Hindari
penggunaan rak yang padat;
6. Menjaga
langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat;
7. Pondasi
didesain untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke tembok karena daya resapan
kapiler;
8. Hindari
menanam pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung;
9. Menjaga
ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak mudah timbul
jamur yang akan merusak arsip;
10. Tandai
kondisi arsip dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera
diadakan perbaikan.
11. Ruang
penyimpanan arsip media (audio visual), mikro film, arsip elektronik, juga
arsip vital perlu menggunakan AC.
Cahaya dan Penerangan
Cahaya dan penerangan tidak
menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar matahari tidak boleh langsung
mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela tidak dapat dihindari, maka
dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari. Pengaturan penggunaan lampu
harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak arsip. Lampu harus cukup tinggi
hingga tidak mengganggu penanganan bok arsip.
Rayap
Rayap dan segala macam
varietasnya sering merusak bangunan yang terbuat dari kayu, oleh karena itu
bangunan tempat penyimpanan arsip inaktif dianjurkan untuk tidak menggunakan
kayu. Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau Gammexane atau
Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada umumnya hidup
dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.
Angin
Pondasi gedung didesain secara
kuat untuk mendukung dinding yang kuat sehingga mampu menahan terpaan angin
kencang dan hujan deras. Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan
metoda tertentu untuk mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.
Rak
Mayoritas rak harus ditetapkan
pada jarak seragam untuk mengakomodasi kotak berukuran standar atau kontainer.
Penempatan unit rak belakang dengan rak belakang menghasilkan tata letak yang
lebih efisien, dan dapat mengimbangibertambahnya usaha penanganan boks. Jarak
rak satu dengan rak lain atau gang ditentukan oleh tinggi rak, jarak ruang
dengan kaki rak, kebutuhan pegawai, juga spesifikasiperalatan gedung dan
peralatan kebakaran lokal.
1. Rak
biasanya terbuat dari kerangka baja atau terbuat dari kayu.
2. Tinggi
rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan arsip
inaktif. Rak di atas sekitar dua meter dapat dicapai menggunakan tangga yang
tepat atau peralatan yang tersedia. Akan lebih baik untuk membatasi rak hingga
ketinggian yang dapat dicapai oleh anggota staf berdiri di lantai atau di
bangku bergerak sederhana. Sedangkan untuk rak yang lebih tinggi yang
memerlukan tangga podium ukuran tertentu atau alat lainnya akan cukup dengan
jarak 36 inci.
3. Ruang
penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260 cm – 280 cm dipergunakan
rak arsip setinggi 200 – 220 cm.
4. Jarak
antara rak dan tembok 70 cm – 80 cm. Jarak antar rak yang ditemukan di pusat
arsip skala besar lebarnya tidak kurang dari 48 inci untuk memudahkan lalu
lintas petugas dalam melakukan pengangkutan perlengkapan penyimpanan arsip
inaktif seperti bok arsip.
5. Jarak
antara baris rak yang satu dengan baris rak lainnya 100 cm – 110 cm.
6. Rak
arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.
7. Perbandingan
keuntungan dan kerugian penggunaan rak statis dengan roll o’pact adalah sebagai
berikut:
a. Penggunaan
roll o’pact lebih banyak dapat menampung volume arsip yang Disimpan.
b. Penggunaan
roll o’pact tidak dapat diakses secara bersamaan.
c. Ukuran
roll o’pact tidak dapat menyesuaikan dengan ketinggian ruangan karena sudah
standar.
d. Roll
o’pact relatif lebih mahal
e. Penggunaan
roll o’pact diperlukan konstruksi beban muatan lebih kuat.
f. Penggunaan
roll o’pact tidak menjamin sirkulasi udara berjalan dengan lancar.
g. Rak,
peralatan dan perlengkapan lainnya harus di jamin aman, mudah di akses dan
terlindung dari hama;
Boks
Dipergunakan boks arsip dengan
ukuran kecil (37 x 9 x 27 cm) atau ukuran besar (37 x 19 x 27 cm). Boks arsip
dibuat dari bahan kardus dan memiliki lubang sirkulasi udara, memiliki penutup
untuk menjamin kebersihan. Hindari penggunaan boks dari bahan plastik karena
menyebabkan lembab.
1. Pencegahan
dan Penanggulangan Bahaya Serangga:
2. Pemeliharaan
arsip dengan menggunakan kapur barus, tymol, fostoxin, Paradecrolobensin.
Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan
Setiap pelaksanaan pemusnahan
arsip dianjurkan tidak dibakar, karena dapat mengganggu lingkungan dan
kesehatan. Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.
Keamanan Arsip
Keamanan Arsip
Semua kondisi penyimpanan dan
akses di pusat arsip harus sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam
peraturan umum untuk arsip. Keamanan melibatkan kedua keamanan kustodian dan
lingkungan baik secara eksternal (di luar ruang fisik) dan internal (di dalam
gedung itu sendiri).
Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Api/Kebakaran :
Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Api/Kebakaran :
1. Alarm
penyusup harus terhubung secara otomatis dengan polisi sesuai atau aparat
keamanan.
2. Asap,
kebakaran dan banjir alarm harus terhubung dengan layanan api yang sesuai.
3. Staf
harus dilatih dalam penggunaan alat pemadam dan harus tahu apa yang harus dilakukan
dalam keadaan darurat.
4. Terdapat
alat Pemadam Api dengan menggunakan :
·
Fire Alarm system dan fire fight system;
·
Tabung pemadam, smoke detection.
·
Hydrant dalam gedung dan luar gedung.
5. Semua
sistem alarm harus diuji secara teratur.
Pencegahan
dari Kehilangan Arsip :
1. Manajer
pusat arsip bertanggung jawab untuk mengontrol kunci untuk pusat arsip. Semua
pintu luar harus tetap terkunci, kunci harus diberi nomor dan disimpan dalam
lemari terkunci yang aman. Kunci cadangan untuk digunakan dalam keadaan darurat
harus disimpan di lokasi yang ditetapkan dalam rencana pengendalian bencana.
2. Arsip
yang disimpan mencakup banyak sensitivitas yang besar.
3. Area
pusat arsip harus selalu dikelola selama jam kerja. Pusat arsip tersebut harus dijaga
pada malam hari.
4. Semua
orang di pusat arsip harus diidentifikasi. Sebaiknya, semua orang dalam area
pusat arsip tersebut diwajibkan untuk mengenakan kartu identitas yang terlihat
5. Staf
harus memakai kartu pengenal yang disertakan dengan foto mereka.
6. Pengunjung
harus mengenakan kartu identitas sementara yang diberikan kepada mereka di
pintu masuk.
7. Tingkat
keamanan yang tinggi harus dijaga di dalam dan sekitar pusat arsip setiap saat.
8. Identifikasi
terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip inaktif
dilaksanakan secara ketat dan konsisten.
9. Orang
yang tidak memiliki kepentingan dan izin tidak boleh mengakses ataupun masuk ke
Pusat Arsip
10. Dikembangkannya
prosedur penggunaan dan penggandaan arsip untuk menjaga keamanan informasi
arsip.
Menjaga
kebersihan ruangan :
·
Tidak diperkenankan membawa makanan dan minuman
ke dalam ruang penyimpanan arsip,
·
Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan
arsip.
Efisiensi
dan Ekonomi
Arsip harus dimusnahkan menurut
jadwal pemusnahan yang telah ditentukan. Hal ini untuk mengurangi kepadatan
arsip yang semakin tinggi. Staf harus mampu menghitung dan melaporkan biaya dan
manfaat dari layanan, serta menjelaskan alternatif lain yang dapat digunakan.
Berikut adalah beberapa fitur dari pusat arsip yang membantu untuk memastikan bahwa
target biaya terpenuhi.
·
Biaya satuan ruang di pusat arsip.
·
Pusat arsip itu sendiri lebih murah dari situs
kantor yang aktif. Hal ini karena dirancang atau disesuaikan untuk tujuan
spesifik.
·
Arsip dapat disimpan lebih padat di pusat arsip
daripada di kantor.
·
Pusat arsip diatur sehingga dapat
mengidentifikasi dan mengambil arsip dengan efisien, sedangkan kantor pada
umumnya diorganisir untuk mendukung pelayanan administrasi.
·
Records pada format khusus memerlukan kondisi
khusus untuk penyimpanan dan teknik khusus untuk pengambilan. Ini dapat lebih
baik disediakan di pusat arsip daripada di kantor.
Sarana
Transportasi
Bagaimana arsip ditransfer,
dibuang dan diambil? Secara umum, instansi harus didorong untuk melakukan
sesering mungkin kegiatan transfer kecil daripada transfer yang lebih besar.
Namun, pengaturan transportasi yang sulit dapat membuat hal ini menjadi tidak
mudah. Pengaturan transportasi yang cocok akan selalu meningkatkan efisiensi
layanan.
Pusat arsip bukan hanya tempat
penyimpanan tapi juga untuk melakukan layanan informasi. Pusat arsip harus
dirancang untuk membuat prosedur untuk mengambil, mengeluarkan atau konsultasi
arsip semudah mungkin.
Pusat arsip juga harus mampu
untuk mengontrol arsip. Untuk melaksanakan tugas tersebut, staf pusat arsip
harus memiliki kantor di mana arsip ditransfer, arsip kembali, atau konsultasi
arsip dan semua fungsi manajemen dapat dilaksanakan. Fungsi-fungsi ini
melibatkan pergerakan staf, dan persyaratan sehingga semuanya harus
dipertimbangkan ketika menentukan jenis dan jumlah transportasi yang
diperlukan.
Komunikasi
Komunikasi
Selain transportasi dan SDM,
harus ada cara mudah dan praktis komunikasi antara pusat arsip dan penggunanya.
Sarana komunikasi dalam konteks ini meliputi tidak hanya akses fisik tetapi
juga telepon, fax dan link komputer jaringan lokal. Sistem komunikasi
diperlukan untuk :
·
Mengatur dan memfasilitasi transfer data dari
instansi ke pusat arsip
·
Mengatur untuk transfer data dari pusat ke
repositori arsip
·
Mengatur pemusnahan arsip
·
Memungkinkan para pengguna untuk meminta arsip,
untuk meminta informasi statistik dan lainnya dari aspek arsip dan arsip
lembaga atau untuk mendapatkan informasi tentang ada atau tidak adanya arsip
·
Memungkinkan staf pusat arsip untuk memeriksa
keberadaan dan kembalinya arsip yang telah dikeluarkan untuk lembaga.
Penyimpanan
Arsip
Tujuan utama dari pusat arsip
adalah untuk memegang arsip untuk waktu yang telah disepakati. Sebagian besar
ruang dalam bangunan harus dialokasikan untuk penyimpanan. Catatan dalam format
khusus (audiovisual, fotografi, elektronik) membutuhkan kondisi penyimpanan
yang sesuai dengan standar yang relevan.
Jika orang yang berwenang akan diberikan akses diawasi catatan, ketentuan harus dibuat untuk ruang pusat pencarian catatan. Umumnya fasilitas yang ditawarkan harus serupa dengan yang tersedia di lembaga arsip, meskipun mungkin tidak sebesar. Harus ada
Jika orang yang berwenang akan diberikan akses diawasi catatan, ketentuan harus dibuat untuk ruang pusat pencarian catatan. Umumnya fasilitas yang ditawarkan harus serupa dengan yang tersedia di lembaga arsip, meskipun mungkin tidak sebesar. Harus ada
·
Meja di mana pengguna dapat berkonsultasi
mengenai arsip
·
Meja untuk petugas pengawasan (ditempatkan
sehingga petugas dapat melihat pengguna)
·
Rak untuk bahan referensi
·
Akses ke mesin fotokopi.
Fasilitas
untuk Staf
Staf perlu mendapatkan tempat
kerja yang nyaman, sesuai dengan standar yang berlaku di pemerintah atau
organisasi.
·
Di lokasi ini mungkin menyediakan tempat makan.
·
Toilet dan kamar mandi juga harus disediakan dan
harus memenuhi standar yang sesuai.
Fasilitas semacam ini sangat tergantung dari kemampuan instansi
Fasilitas semacam ini sangat tergantung dari kemampuan instansi
·
Ruangan Kerja untuk Non Penyimpanan Arsip
Inaktif
·
Pusat arsip disamping memiliki ruang untuk
penyimpanan arsip juga harus memiliki ruang non penyimpanan arsip inaktif yang
meliputi ruang administrasi, ruang penerimaan, ruang penyiapan/pengolahan,
ruang pemusnahan.
·
Ruang administrasi mencakup ruang referensi dan
ruang kantor umum. Ruang referensi umumnya memiliki ruang yang terbatas,
sehingga penggunaannya harus semaksimal mungkin. Sedangkan ruang kantor harus
dilengkapi dengan perlengkapan kantor yang mendukung kelancaran tugas
supervisor dan staf. Di samping itu juga perlu disediakan komputer untuk staf
agar dapat dilakukan komputerisasi dalam pengelolaan indeks atau daftar indeks
yang ada.
·
Ruang penerimaan letaknya berdekatan dengan lokasi
bongkar muat untuk memudahkan proses. Arsip tidak dapat dengan segera disusun
di rak-rak sesudah diterima pegawai di pusat arsip. Membutuhkan pintu masuk
yang lebar untuk alat angkut forklif.
·
Ruang pengolahan untuk mengolah arsip jika belum
ditata dengan tertib baik fisik arsip maupun informasinya, peralatan yang ada
harus mendukung proses pengolahan, misalkan: sortir manual untuk pemberkasan
kembali termasuk memberkaskan arsip microfilm maupun arsip dalam bentuk
lainnya.
·
Ruang pemusnahan arsip adalah ruang untuk arsip
yang telah diteliti nasib akhirnya berdasarkan jadwal retensi arsip. Ruang ini
harus terpisah dengan ruangan penerimaan arsip agar bisa meminimalisasi resiko
kesalahan. Semua arsip yang sudah diidentifikasi untuk dimusnahkan harus berada
di ruangan ini bukan di ruang penyiapan/ pengolahan.
0 comments:
Post a Comment