MANAJEMEN REKOD

Rekod (records) adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil samping (byproduct) kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut. Salah satu definisi rekod berbunyi sebagai berikut: 

Tujuan manajemen rekod harus mencakup semua fase siklus hidup rekod:

1.   Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu bilamana dan di mana diperlukan.

2.   Menyediakan informasi dengan biaya serendah mungkin.

3.   Mendesain sistem pengelolaan rekod yang se-efisien mungkin yang mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk menciptakan, menyimpan, mentransfer dan disposisi rekod.

4.   Mengamankan dan melindungi informasi dengan mendesain dan mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian rekod.

5.   Menetapkan metode untuk mengevaluasi semua fase dari program manajemen rekod.

6.   Melatih staf perusahaan agar mereka mampu menggunakan dan mengendalikan rekod seefektif mungkin.

Tujuan dan Sasaran Kebijakan Record Management :

1.   Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah

2.   Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya

Konsep siklus rekod ini dapat dilihat sebagai berikut :

1.   Nilai administratif.
Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.

2.   Nilai fiskal.
Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.

3.   Nilai hukum.

Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh: kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum, sertifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan bangunan, dan anggaran dasar perusahaan.

4.   Nilai historis.
Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi

Kelebihan rekod

1.   Nilai administratif. Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.

2.   Nilai fiskal. Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.

3.   Nilai hukum. Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh: kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum, sertifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan bangunan, dan anggaran dasar perusahaan.

4.   Nilai historis. Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi. Di samping itu, nilai banyak rekod bertambah dengan berlalunya waktu. Kopi asli Declaration of Independence dan Gettysburgh Address adalah contoh terkenal, seperti juga gambar asli mobil Model T dari Ford.