PENGERTIAN DOKUMENTASI, DOKUMEN, REKOD DAN ARSIP

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia: Pusat Bahasa (2008), pengertian dari:

 

DOKUMENTASI: adalah 1) pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; 2) pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan Koran, dan bahan referensi lain.

DOKUMEN: adalah 1) surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (surat keterangan, surat niah, surat perjanjian); 2) barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; 3) rekaman suara, gambar di film, dan sebagainya yang dapat dijadikan buklti keterangan.

ARSIP: adalah 1) dokumen tertulis (surat, akta, dansebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan di media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket computer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di temapt khusus untuk referensi; 2) tempat penyimpanan berkas (program atau data) sebagai cadangan.

ARSIP DINAMIS: adalah 1) arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga dan perseorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan.

ARSIP STATIS: adalah arsip dinamis yang disimpan oleh badan arsip secara permanen.

Dari pengertian tersebut kesimpulannya adalah Dokumentasi adalah kegiatan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan. Rekod dikenal sebagai arsip dinamis. Arsip dikenal dikenal dengan arsip statis.

Jadi antara dokumentasi, rekod dan arsip hubungannya saling terkait