Fungsi Arsip

Dari segi fungsinya, arsip terbagi :

1.       Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam administrasi Negara

2.      Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara

Dokumen adalah informasi terekam dengan tidak memandang medianya, termasuk :

1.       Segala sesuatu yang ada tulisannya

2.      Segala sesuatu yang ada tanda, angka atau symbol

3.      Segala sesuatu dari benda tersebut dapat di hasilkan suara, gambar atau sebuah peta, cetak biru, gambar atau foto

Perbedaan arsip dengan perpustakaan

1.       Fungsi,

2.      Arsiparis

3.      Maeri kearsipan biasanya diciptakan sebagai hasil aktivitas fungsional sebuah badan korporasi /perorangan

4.     depo arsip

5.      Penaksiran yang dilakukan oleh depo arsip menentukan materi apa saja yang harus dilestarikan

6.     Prinsip dan metode yang digunakan

7.      Penggantian materi yang hilang

8.      Perpustakaan/pustakawan berinteraksi dengan materi perpustakaan sebagai satu satuan individu

9.     Perpustakaan sebagai sebuah lembaga yang berhubungan dengan dokumen tercetak lebih banyak mengumpulkan dokumen yang sudah di terbitkan

10.   Eksistensi masing-masing lembaga

11.     Berkas arsip dihasilkan dari sebuah proses pengembangan yang berlangsung lama

Perbedaan arsip dengan museum

1.       Materi yang disimpan

2.      Asal benda yang disimpan

3.      Teknik yang digunakan

4.     Pemakainnya

Perbedaan arsip dengan dokumentasi

1.       Dokumen lebih luas dari pada arsip

2.      Koleksi yang di simpan di dokumentasi tidak bersifat unik

3.      Dokumen secara tradisional selalu menyimpan dokumen ilmiah

4.     Dokumen membuat dokumen baru dari dokumen yang ada dalam wujud majalah indeks, abstrak, bibliografi

5.      Dokumen manggunakan pendekatan subjek

6.     Pemakaian dokumen relativ lebih luas dan lebih banyak daripada pemakai arsip