Pengamanan Rekod dan Pencegahan Bencana

Salah satu fungsi rekod ialah menyediakan informasi bagi pemakai. Untuk ketersediaan tersebut harus dipenuhi berbagai syarat , antara lain sistem simpan dan temu balik yang cepat, tepat, dan murah serta terjamin keamanannya.

Pengamanan rekod tidak saja dilakukan terhadap fisik rekod itu sendiri, melainkan juga terhadap isi rekod. Pengamanan isi rekod memberikan perlindungan terhadap perusakan yang disengaja, penyebarluasan isi, modifikasi isi, dan pengingkaran kerahasiaan yang telah disepakati sebelumnya. Perlu dipahami konsep privasi (privacy) dam hak informasi. Privasi adalah data tentang seeseorang yang boleh dan tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan. Jenis kelamin, tinggi badan, berat badan merupakan data yang boleh diketahui umum, namun data tentang penyakit, kehidupan seks, keuangan, misalnya merupakan data yang tidak boleh diketahui oleh umum. Itu semua perlu dilindungi demi integritas dan kerahasiaan seseorang. Hak informasi artinya hak seseorang untuk mengetahui informasi yang disimpan di kantor pemerintah. Akses informasi ini ada batasnya, yaitu selama informasi yang diminta seseorang tidak membahayakan keamanan negara. Jadi tidak setiap orang boleh meminta keterangan mengenai jumlah pasukan, sumber tambang, dan sebagainya.

Untuk mengelola pusat sumber rekod sebaiknya ditunjuk satu orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan sesuai dengan petunjuk instansi dan/atau perusahaan. Petunjuk tersebut harus tertulis, disebarkan dan dilaksanakan. Semua karyawan pada semua tingkat manajemen harus diberitahu tentang prosedur manajemen yang harus diikuti manakala mereka meminta dokumen kertas atau apabila mereka memberikan informasi dari dokumen kerta kepada orang lain. Pengendalian akses ke berkas elektronik dilakukan berdasarkan sandi, kata sandi maupun kunci. Pengendalian tersebut mencakup: (1) pengamanan media tak tergerakkan (nonremovable), misalnya: hard disk, komputer pribadi, mainframe, dan (2) pengamanan media tergerakkan (removable), misalnya: disket, cakram optic.

Salah satu tanggung jawab manajer rekod ialah menjaga rekod terhadap kerusakan dan pemusnahan serta mencoba mengatasi rekod yang terkena bencana. Untuk itu manajer harus membuat rencana yang menjelaskan tindakan pencegahan atau meminimumkan akibat bencana potensial, tindakan yang perlu diambil apabila benar-benar terjadi bencana dan tindakan untuk merawat rekod setelah terjadi bencana.

Menurut Liga Palang Merah Internasional, bencana adalah situasi bencana (catastrophic situation) yang menyebabkan pola hidup sehari-hari tiba-tiba terganggu dan masyarakat  terbenam dalam ketidakberdayaan dan menderita, sebagai akibatnya memerlukan perlindungan, pakaian, pemukiman, pengobatan medis, dan keperluan hidup lainnya. Definisi tersebut dapat disederhanakan menjadi sebuah peristiwa, waktunya tidak dapat ditentukan dan mengakibatkan gangguan yang serius. Oleh karena itu, bencana mengakibatkan rekod tidak dapat diakses dan digunakan.

Sebab bencana dapat dibagi menjadi dua, ialah bencana alam dan bencana akibat ulah manusia. Semua rekod rentan pada gangguan alam dan manusia. Gangguan tersebut berupa kebakaran, gempa bumi, badai, hujan, air, jamur, lumut, serangga, tikus, dan debu. Seringkali rekod kertas diabaikan dalam rencana pencegahan bencana karena banyak instansi atau perusahaan telah memindahkan data mereka ke komputer dan pita cakram (disk) atau cakram makas (hard disk). Pusat komputer biasanya memiliki perlindungan cukup termasuk cadangan (backup) di luar instansi atau perusahaan dengan sistem perlindungan yang canggih. Namun rekod yang disimpan dalam komputer bukanlah dokumen resmi instansi atau perusahaan, karena dokumen elektronik yang disimpan dalam komputer belum diakui sebagai dokumen resmi. Dokumen asli diperlukan untuk kelangsungan hidup instansi atau perusahaan, oleh karenanya manakala ada bencana maka rekod kertas harus dilindungi.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih metode penyelamatan tergantung pada jenis dan besar kecilnya kerusakan, jenis media rekod, ketersediaan sumber, dan bantuan teknis serta pengetahuan manajer rekod. Metode penyelamatan pada rekod tergantung pada penyebab kerusakan masing-masing walaupun kerusakan terbesar karena air. Beberapa proses penyelamatan rekod antara lain dengan cara: vacuum freeze drying, vacuum drying, pembekuan (freezing), den pengeringan bantuan udara.