Salah satu fungsi rekod
ialah menyediakan informasi bagi pemakai. Untuk ketersediaan tersebut harus
dipenuhi berbagai syarat , antara lain sistem simpan dan temu balik yang cepat,
tepat, dan murah serta terjamin keamanannya.
Pengamanan rekod tidak saja dilakukan terhadap fisik rekod itu sendiri,
melainkan juga terhadap isi rekod. Pengamanan isi rekod memberikan perlindungan
terhadap perusakan yang disengaja, penyebarluasan isi, modifikasi isi, dan pengingkaran
kerahasiaan yang telah disepakati sebelumnya. Perlu dipahami konsep privasi
(privacy) dam hak informasi. Privasi adalah data tentang seeseorang yang boleh
dan tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan.
Jenis kelamin, tinggi badan, berat badan merupakan data yang boleh diketahui
umum, namun data tentang penyakit, kehidupan seks, keuangan, misalnya merupakan
data yang tidak boleh diketahui oleh umum. Itu semua perlu dilindungi demi
integritas dan kerahasiaan seseorang. Hak informasi artinya hak seseorang untuk
mengetahui informasi yang disimpan di kantor pemerintah. Akses informasi ini
ada batasnya, yaitu selama informasi yang diminta seseorang tidak membahayakan
keamanan negara. Jadi tidak setiap orang boleh meminta keterangan mengenai
jumlah pasukan, sumber tambang, dan sebagainya.
Untuk mengelola pusat sumber rekod sebaiknya ditunjuk satu orang yang
bertanggung jawab atas pengelolaan sesuai dengan petunjuk instansi dan/atau
perusahaan. Petunjuk tersebut harus tertulis, disebarkan dan dilaksanakan.
Semua karyawan pada semua tingkat manajemen harus diberitahu tentang prosedur
manajemen yang harus diikuti manakala mereka meminta dokumen kertas atau
apabila mereka memberikan informasi dari dokumen kerta kepada orang lain.
Pengendalian akses ke berkas elektronik dilakukan berdasarkan sandi, kata sandi
maupun kunci. Pengendalian tersebut mencakup: (1) pengamanan media tak
tergerakkan (nonremovable), misalnya: hard disk, komputer pribadi, mainframe,
dan (2) pengamanan media tergerakkan (removable), misalnya: disket, cakram
optic.
Salah satu tanggung jawab manajer rekod ialah menjaga rekod terhadap kerusakan
dan pemusnahan serta mencoba mengatasi rekod yang terkena bencana. Untuk itu
manajer harus membuat rencana yang menjelaskan tindakan pencegahan atau
meminimumkan akibat bencana potensial, tindakan yang perlu diambil apabila
benar-benar terjadi bencana dan tindakan untuk merawat rekod setelah terjadi
bencana.
Menurut Liga Palang Merah Internasional, bencana adalah situasi bencana
(catastrophic situation) yang menyebabkan pola hidup sehari-hari tiba-tiba
terganggu dan masyarakat terbenam dalam ketidakberdayaan dan menderita,
sebagai akibatnya memerlukan perlindungan, pakaian, pemukiman, pengobatan
medis, dan keperluan hidup lainnya. Definisi tersebut dapat disederhanakan
menjadi sebuah peristiwa, waktunya tidak dapat ditentukan dan mengakibatkan
gangguan yang serius. Oleh karena itu, bencana mengakibatkan rekod tidak dapat
diakses dan digunakan.
Sebab bencana dapat dibagi menjadi dua, ialah bencana alam dan bencana akibat
ulah manusia. Semua rekod rentan pada gangguan alam dan manusia. Gangguan
tersebut berupa kebakaran, gempa bumi, badai, hujan, air, jamur, lumut,
serangga, tikus, dan debu. Seringkali rekod kertas diabaikan dalam rencana
pencegahan bencana karena banyak instansi atau perusahaan telah memindahkan
data mereka ke komputer dan pita cakram (disk) atau cakram makas (hard disk).
Pusat komputer biasanya memiliki perlindungan cukup termasuk cadangan (backup)
di luar instansi atau perusahaan dengan sistem perlindungan yang canggih. Namun
rekod yang disimpan dalam komputer bukanlah dokumen resmi instansi atau
perusahaan, karena dokumen elektronik yang disimpan dalam komputer belum diakui
sebagai dokumen resmi. Dokumen asli diperlukan untuk kelangsungan hidup
instansi atau perusahaan, oleh karenanya manakala ada bencana maka rekod kertas
harus dilindungi.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih metode penyelamatan tergantung
pada jenis dan besar kecilnya kerusakan, jenis media rekod, ketersediaan
sumber, dan bantuan teknis serta pengetahuan manajer rekod. Metode penyelamatan
pada rekod tergantung pada penyebab kerusakan masing-masing walaupun kerusakan
terbesar karena air. Beberapa proses penyelamatan rekod antara lain dengan
cara: vacuum freeze drying, vacuum drying, pembekuan (freezing), den
pengeringan bantuan udara.
0 comments:
Post a Comment