Rekod (records)
adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil samping (byproduct)
kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan
fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi
tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi
bukti dari aktivitas tersebut. Salah satu definisi rekod berbunyi sebagai
berikut:
Tujuan manajemen rekod harus mencakup
semua fase siklus hidup rekod:
1. Menyediakan informasi akurat dan tepat
waktu bilamana dan di mana diperlukan.
2. Menyediakan informasi dengan biaya serendah
mungkin.
3. Mendesain sistem pengelolaan rekod
yang se-efisien mungkin yang mencakup ruangan, peralatan, dan prosedur untuk
menciptakan, menyimpan, mentransfer dan disposisi rekod.
4. Mengamankan dan melindungi informasi
dengan mendesain dan mengimplementasikan langkah-langkah pengendalian rekod.
5. Menetapkan metode untuk mengevaluasi
semua fase dari program manajemen rekod.
6. Melatih staf perusahaan agar mereka
mampu menggunakan dan mengendalikan rekod seefektif mungkin.
Tujuan dan Sasaran Kebijakan Record
Management :
1. Menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
2. Meningkatkan kualitas pelayanan public
dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya
Konsep siklus rekod ini dapat dilihat
sebagai berikut :
1. Nilai
administratif.
Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.
Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.
2. Nilai
fiskal.
Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.
Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.
3. Nilai
hukum.
Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh:
kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum,
sertifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan
bangunan, dan anggaran dasar perusahaan.
4. Nilai
historis.
Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi
Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi
Kelebihan
rekod
1. Nilai
administratif. Rekod membantu pegawai melaksanakan
tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman
kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi.
2. Nilai
fiskal. Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan
finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal
mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak.
Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan
penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan.
3. Nilai
hukum. Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh:
kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum,
sertifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan
bangunan, dan anggaran dasar perusahaan.
4. Nilai
historis. Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan
organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta
pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para
anggota direksi. Di samping itu, nilai banyak rekod bertambah dengan berlalunya
waktu. Kopi asli Declaration of Independence dan Gettysburgh Address adalah
contoh terkenal, seperti juga gambar asli mobil Model T dari Ford.